タスク管理においてタスクシュート時間術を推す理由

こんにちは、チャイフ(@chaif123)です。

タスク管理、していますか?お仕事をされている方は、なんとなく「タスク管理をせねば」と思いつつ、「これだ!」という手法に出会えてない人も多いのではないでしょうか。

今回ご紹介するのは、あらゆるタスク管理法の中でも「個人で」「今日1日何をすべきか」というタスク管理においては間違いなく最強と言える手法、その名も「タスクシュート時間術」です。そしてその「タスクシュート時間術」をより効率的に実生活に取り入れることのできるツール、TaskChute Cloud (以下TCC)を使ってみて感じた利点や恩恵をご紹介します。

それでは!

「タスク管理」とは

「タスク管理」とは、いわばやることの管理、ToDo管理です。ざっくりした概念状態で頭の中に浮かべている「やること」を、

  1. 行動ベースの「タスク」に分解し
  2. プロジェクトごとや時系列など、なんらかの見やすい形で整理し
  3. 重要度・緊急度をもとに優先順位をつける

この一連の流れをひとことで「タスク管理」と呼んでいるかと思います。

さまざまなタスク管理ツール

世の中にはさまざまなタスク管理ツールがあります。そのすべてが上記の3つの分解、整理、優先順位付けを目的として、一覧性を重視したり、チームで共有することを重視したり、ユーザビリティを重視したり、様々です。

もちろん、Googleカレンダー、エクセル、メールソフトで管理するのも選択肢ですし、付箋やスケジュール帳のようなアナログで管理する方が有効な場合もあると思います。

ただ今回は上記のツールを比較するつもりはなくて、TCCの一推しでいきます。(リンクだけは貼っておいたので、気が向いたら見てみてください。)

タスクシュート時間術とは?

TCCというツールは、「タスクシュート時間術」という考え方に基づいています。

TaskChuteとは、一言でいえば、1日の仕事を直列に並べて1つずつ片付けていく習慣を強力に後押しするツールです。

「Shoot」ではなく「Chute」です。一番上からモノを流せば、コースを外れることなく一番下まで一気に滑り落ちていく。そんなイメージをタスク処理に重ねています。

(引用元:https://cyblog.biz/pro/taskchute2/index2.php)

タスクシュート時間術を取り入れることのできるツールは、TCC以外にもいくつかあります。

  • TaskChute1(エクセル、Winのみ):無料
  • TaskChute2(エクセル、Winのみ):¥6600
  • たすくま(iOSアプリ):¥3680

TCCはタスクシュート時間術を使うための手段であるので、他のツールを用いても問題はないと思います。使いやすいと思った媒体をお使いください。

TaskChute Cloud(TCC)

TCCは、タスクシュート時間術に感銘を受けたjMatsuzakiさんが作ったツールです。

MacOS用のアプリjMatsuzakiさん自身のブログにも要点をまとめた記事が掲載されています。

タスクシュート式なら仕事が前に進む5つの理由~書評:なぜ,仕事が予定どおりに終わらないのか?by佐々木正悟(著)&大橋悦夫(監修)~

TaskChute Cloudを使う利点

僕はTCCを使い始めて2年ですが、その中で特に便利に感じている部分や、恩恵を受けている機能について5つご紹介します。

ライフログが取れる

第一に、ライフログが取れる、ということです。

TCCと他のタスク管理ツールとの大きな違いは、「ログが残る」ということでしょう。他のタスク管理ツールの多くは「残タスクを効率よく処理する」ことが目的であり、完了したタスクのログを残すことにはあまり注力していません。「完了」というハコに無造作に放り込んでしまうようなものが多いと思います。

しかしTCCは、あるタスクを「過去にいつやったか」「どのくらい時間がかかったか」というデータを蓄積します。そのことで、以下の恩恵を得ることができます。

  • 過去のログをレビューすることによって、時間の使い方を反省し、次に活かすことができる。
  • 次に同じタスクを行う際に、より確度の高い見積を立てることができる。

次に何をするか考えなくて済む

第二に、次に何をするか考えなくて済む、ということです。

他のタスク管理ツールの多くは、「今抱えているタスク」は把握できますが、「次に何をするか」はその場その場で選択するものが多いです。これでは、作業しながら「次に何をするんだっけ」という雑念が無意識に入ってしまい、どうしても集中力を欠いてしまいます。

それに対してTCCは、今日1日でやることを洗い出して時系列・直列に並べて、それを上から処理していくという使い方です。つまり、「次に何をするんだっけ」と考える必要がなくなります。言い方を変えると、脳内リソースを解放できます。その結果、以下の恩恵を得ることができます。

  • 今やっているタスクに100%集中することができる
  • 1つのタスクが終わったらノータイムで次のタスクに着手できる

ルーチン機能

第三に、ルーチン機能による恩恵です。

僕たちの行動は、1/3くらいが習慣、つまり繰り返しであると言われています。起床、お手洗い、朝食、歯磨き、着替え、出勤、退勤、夕食、風呂、歯磨き、就寝。この他にも毎日やっている行動や毎週やっている行動はいくらでもあると思います。

これらをTCCのルーチンに登録しておくことによって、以下の恩恵を得ることができます。

  • 決まりきっている行動に対して毎回「何をするか」と考えなくていい→脳内リソースの解放できる
  • TCCで1日の予定を立てる時間を一気に割愛できる

見積時間の設定機能

第四に、見積時間の設定機能による恩恵です。

Googleカレンダーでもおおまかな予定を時系列順に立てることはできますが、1分単位で細かく計画を立てられるのはタスクシュートならではだと思います。

また、見積時間を設定することによって、以下の恩恵を得ることができます。

  • 見積時間がそのままタスク単位での納期となり、集中力がアップする
  • 予定通りにタスクを消化した場合の1日の終了時間がわかる

脱線に気付ける

第五に、脱線に気づくことができます。

脱線は「割り込みタスク」とも表現されますが、1日の行動というのは「割り込みタスク」のオンパレードです。トリガーは以下の2つです。

  1. 思いついちゃう(自己起因)
  2. 誰かにタスクを与えられる(他者起因)

例えばTwitterやソシャゲをやってしまうのは全て1.です。というか実際、割り込みタスクの半分以上は1.だと思っています。

タスクシュート時間術の考え方に則れば、「割り込みタスク」はできるだけ排除して、計画したタスクを上からひたすら処理するべきなのですが、現実はそうもいかないもので、どうしても「割り込みタスク」を入れざるを得ない場面も多いでしょう。

しかし、第一に述べたとおり、TCCはログを取ってくれます。これをレビューすることによって、以下の恩恵を得ることができます。

  • 割り込みタスクの存在と量を認識できる
  • 計画に入れていないだけで実は必要だったタスクを知ることができる

まずはタスクシュート1で試してみよう!

いかがでしたでしょうか。

ちなみにTCCは有料サービスで、現在月額486円、年間支払いであれば月当たり405円です。TCCから得られる時間的・精神的恩恵を考えると安いと思っているし即課金することを推奨したいですが、初めての方は躊躇もあると思います。

なので、まずはタスクシュート時間術とはどんなものか、上からタスクを処理していく感覚がどんなものかを感じてもらうため、無料エクセル版のタスクシュート1を試してみるのがいいかもしれません。僕もこれで半年ほど使ってみて、結局「便利だけどエクセルめんどくさい」となって課金しました。

“Time is money.”とはよく言ったものですね。

それでは。

チャイフ

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