自分に合ったタスク管理ツールを見つけて効率化を図る

こんにちは、チャイフ(@chaif123)です。

突然始まりました、ライフエンジンというオンラインコミュニティに入って知ったこと、考えが変わったこと、パラダイムシフトが起きたことシリーズです。

さて、第5回目も、新しく知ったり使うようになったツールをご紹介します!今回は、タスク管理ツールについてです!

それでは!

使いこなしてるタスク管理ツール4選

さっそくですが、ライフエンジンに入って色々知って、個人的にとてもお世話になっているツールを4つ紹介します。

4選もクソも、僕が使ってるのがこんだけってだけですけどね^〜

TCC(TaskChute Cloud):タスク管理ツール

https://taskchute.cloud/users/top

自分の行動を24時間管理できるタスク管理ツール。

「管理」っていうとなんか束縛感があるように聞こえますが、TCCは非常にシンプルかつ使っていて気持ち良くなれるツールです。

第二領域=重要だが緊急ではないタスク=いつかやろうと思って先延ばしにしがちなタスク、を動かし始めるには、「習慣」のパワーを借りるのが最も近道だと信じています。

習慣化の鉄則は、ハードルを極限まで下げること

そしてその「習慣化」を大いに助けてくれるのが、このTCCです。TCCがいかに素晴らしいかの詳細についてはリンクをご覧ください。

タスク管理においてタスクシュート時間術を推す理由

Evernote:ノートツール

https://evernote.com/intl/jp

ノートツールです。

メモやtodoリストを作ることで、タスク管理にも応用できます。

Evernoteの利点は、情報の一元化ですね。ノートブック>ノートでカテゴリの粒度を大中小などにして情報を一括管理する使い方がおすすめです。twitterや、先ほどのTCCと連携をすることによって、情報をさらに集約することができます。

日々の日記をひたすら書き溜めたり、集めた情報を整理・分析したり、後述のアウトライナーがわりに箇条書きにしてブレインストーミングをするなど、まさにノートのように使えます。

ノートブック、ノートともに、カテゴリごとに昇順で並ぶようにすると閲覧性が高まってよいです。

  • ノートブック:【A】リスト、【B】日記など
  • ノート:000:目次、101:やりたいことリスト、102:todoリスト、…、201:チェックリスト、…など

ここでEvernoteのオススメの使い方をひとつ。いくつかのチェックリストをノートに作っておいて、必要な時にノートごとコピペして、使い終わったら削除するなりどこかにアーカイブする使い方です。

  • 旅行時の持ち物リスト(国内)
  • 旅行時の持ち物リスト(海外)
  • 出張時の持ち物リスト
  • 引越し時のチェックリスト
  • 結婚式出席時のチェックリスト
  • 確定申告時の手順書

特に、たまにしかないイベントに対して絶大な効果を発揮します。その度に「何をするんだっけ」と思い出したり調べたりするのは、時間がかかるし抜け漏れが発生しがちです。ググったらだいたい出てきますが、自分専用のチェックリスト一式をEvernoteに持っておくと非常に便利です。

あと、Evernoteは検索機能が優れているともっぱらの噂です。いろんなところにメモが散らばっている方は、ぜひ一度使ってみてください。

Dynalist:箇条書きツール

https://dynalist.io/

箇条書きツールです。Workflowyと並んで、アウトライナーと呼ばれます。

タスク管理的には、アウトラインの洗い出し、つまり「ざっくり何をするか」の項目を書き出すのに最適です。ブレインストーミングに使うのも有効だと個人的には思っています。チェックボックスも作れます。

また、ショートカットも充実しているので、使い慣れればかなりスピーディに扱うことができると思います。

デメリットとしては、DynalistもEvernoteのようにフォルダを作成したりノートを分けたりできるのですが、あくまでも「箇条書き」なので、長文を書くことには向いていないので、例えば日記などには向いていません。また、膨大な量の情報を1つのノートにまとめすぎるとタテにどんどん膨張して閲覧性が下がるのでオススメしません。

あとは、スマホで使う際にはなんか狙った階層をうまくタップできなかったりして使いづらいなどの欠点もありますので、用途に合わせて他のツールと組み合わせるのがいいと思います。

Trello:付箋ツール

https://trello.com/ja

付箋ツールです。

大まかなカテゴリを司る「リスト」の中に、「カード」を付箋のようにぶら下げて使います。「カード」を他の「リスト」に、まさに付箋のように簡単に貼り替えることができるので、まずはジャストアイデア的に項目を洗い出して、後からカテゴリを分けるという動きができます。

個人でtodoをまとめて管理することもできますし、複数人のチームで共有することもできます。また、カードごとに「担当者」「タグ」「期限」などが設定できるので、関連事項やプロジェクトごとなどで管理できます。うまく使えばタスク管理においてかなり強力なツールと言えるでしょう。

一方で、ダッシュボード上にはタイトルが並ぶため、一覧性が高い反面、詳細についてはクリックして中身を確認する必要があります。また、期限についてはあくまでもカードごとに管理するため、全体としての進捗がわかりづらく、納期がしっかり決まっている場合のタスク管理には向かないかもしれません。

そういえばライフエンジンでは、Googleカレンダーと連携することによって、イベントをTrelloに入れるとGoogleカレンダーに反映される仕様にしているので、予定を一元管理できています。こういう使い方もありですね。

あんまり使えてないけど使いこなしたら強いツール2選

2選(ry

scrapbox:リンクで繋げるノートツール

https://scrapbox.io/

リンクで繋げるノートツールです。

Scrapboxのキーワードは、「リンク」です。ノート同士をリンクで繋げることによって、離散的な情報を連続的にすることができます。それがすごいことであるのはわかるんですが、どう活用するかというのが自分の中で見つかってない状態です。

コミュニティ内でメモがわりに情報をまとめておいて、あとから検索して使うのがいいんですかね〜。

Redmine:プロジェクトタスク管理ツール

https://redmine.jp/

何かのプロジェクトを進める上で強力なタスク管理ツールです。

Todoをチケットの形に落とし込んで、「タスク内容」「誰が」「いつまでに」「優先度」という情報とともに発行します。それを誰かに割り振って、ステータスを「新規」「実行中」「完了」と変更させることで、全体状況も把握できる。期限をもとにガントチャートを生成できるからWBSみたいにも使えます。

いいぞ。僕は使えてないけど。(プロジェクトに入ってない)

まずはいろいろ試してみよう!

その他にも自分の会社で使ってるのは、勤怠管理ツールとか、グループ内Wikiツール、名刺管理ツールとか、web上で全て完結させられるツールはいくらでもあります。2020年現在、僕やあなたが「こういうことをオンラインでできないかなー」と思いつくサービスはもう出尽くしており、ほぼほぼ存在しています。

せっかくすでにあるのですから、それらを利用する練習は早いうちにしておいたほうがいいです。zoomがそうであるように、こういったツールを使えることはだんだんと「当たり前」になってきますからね…使いこなしていきましょう!!

それでは。

ライフエンジンというオンラインコミュニティに入って知ったこと、考えが変わったこと、パラダイムシフトが起きたことシリーズ】

第1回:ひとことで「元気」かどうかにも、HPとMPの2つのパラメータがあってですね…

第2回:安心空間であるコンフォートゾーンを抜け出し、知らない世界を開拓するには

第3回:環境変化に鈍感だと、気づかないうちに「茹でガエル」になっていたりして…

第4回:slack x zoomを推したい

第5回:自分に合ったタスク管理ツールを見つけて効率化を図る

第6回:行動に勇気が出ないときは「軽率力」を意識してみる

第7回:休む決断ができるのはえらいこと

第8回:習慣を制する者は、人生を制する!!

第9回:僕のストレングス・ファインダーの上位下位資質を公開します。

第10回:重要だが緊急でない、第2領域にフォーカスする

チャイフ

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