こんにちは、チャイフ(@chaif123)です。
2020年になって、早くも1月が終わりそうですね。暖冬と言われつつも少しずつ寒くなり、コロナウイルスの脅威も出てきた今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。
突然ですが、みなさんは残業ってしてしまうほうですか？
「うちはホワイトだからほとんど残業がない」「いまは忙しい時期だから毎日残業してしまってる」「毎月残業40超えは当たり前だ」
いろんなケースがあると思います。。。ほとんどの人は、できることなら残業はしたくない、減らしたいと願っていると思います。
そこで今回は、残業をしないための対策を考えていく前にまず、なぜ残業する結果に至ってしまうのか、という原因にフォーカスしていきたいと思います。
それでは！
Contents
なぜ残業してしまうのか
残業をしてしまう理由を大別すると、この２つに集約されると思います。もしかしたら両方かもしれません。
- タスクが残っている
- 他の人の目を気にする
- （残業がクセになる）
1.はそのまま、今日やるべきタスクが残っている場合です。
2.は、今日やらなければならないタスクはないけれど、他の人が残業をしているのでなんとなく席を立たず、緊急性の低い、あるいは必要のない雑務、確認、整理、勉強をして時間を潰してしまうパターンです。
ちなみに3.は、1.2.の理由で残業した次の日も、なんとなく残業しちゃうパターンです。1つずつ見ていきましょう。
タスクが残っている
「タスクが残っている」から残業をしてしまうのであれば、やるべきことは安直に言えばタスク管理です。タスク管理をすることは目的ではなく手段です。目的は、残業をしないことです。
つまり、帰るべき時間にタスクが残っていなければいいのです。
タスクを全て書きだす
まず、残業の原因となっているタスクを全て書き出すことが重要です。紙に箇条書きにしてもいいし、メモ帳でもエクセルでもTrelloでもアウトライナーでも、ツールはなんでもかまいません。
- この中で、残業しなければいけない一番の原因は何か？
- そのタスクは何時間で終わる見込みか？
- それの弊害は何か？
- 細分化して一部を誰かに委託できないか？違う形にできないか？
- 実はやらなくていい（重要度が低い）、あるいは終わりのない（緊急度の低い）タスクはないか？
そもそもこの「タスクを全て書き出す」ということができない人も少なくないと思います。「やるべきこと」が曖昧な状態では、優先順位をつけることもできないし、どのタスクを消化すれば帰れるかの基準もありません。
まずは今いくつの、どんなタスクを抱えているかを明確にしましょう。
8時間の使い方を、1日の初めに計画する
1日の初めに、とりあえず何か作業を始めてしまう人もいるかと思いますが、実はあまりよくありません。1日の初めには、今日1日でどんな作業をするか、各タスクの見積もり時間と共に計画するべきです。
計画を立てる最大の意義は、終了時間を見据えることができることです。
僕は、Task Chute Cloudというツールを用いて予定を立てます。ハンドリングしている各PJを思い浮かべ、今日やりたい作業をタスクリストに入れていきます。
実績をレビューし、見積もり時間を見極めていく
実際の作業は、見積もり時間通りにはいかないものです。記録を見直し、見積もり時間に対して長くかかったものに対して、次に同じタスクをするときは実績に沿った見積もり時間を立てるのです。
そうすることにより、見積もり時間がより精度の高いものとなり、限られた時間をよりうまく使うことができるようになります。
ちなみに僕はレビューできていないです。記録だけ取ってレビューをほったらかしにしてるので、見積もり時間と結果にはいつも乖離があります（おい
それでも「メールは意外と5分では終わらない」とか「客先向けの資料作成は400分くらいかかる」とかわかってきました。
割り込みタスクの存在を知る
割り込みタスクとは、最初に立てた予定以外の、後から追加されるタスクです。
- 誰かに話しかけられて対応する
- 何かを思い出してタスクを追加する
- 途中で発生する事務的な作業
- 休憩、お手洗い、移動など
仕事中だと、このあたりでしょうか。他にも様々な割り込みタスクが考えられますが、重要なことは、割り込みタスクを入れないことではなく、割り込みタスクの存在を知ることです。割り込みタスクがいくつか入ってしまう可能性を考慮しつつ、ゆったりめに計画を立てるようにするのがいいでしょう。
また、誰かに依頼される系の割り込みタスクは、自分の予定と相談して、時には断るという自己管理も必要かもしれませんね。
よくないのは、1時間に詰め込めるだけタスクを詰め込むことです。例えば割り込みタスクが1時間ごとに10分必ず発生するのであれば、50分でタスクを計画するべきですし、8時間ではなく6時間半で計画するべきです。
他の人の目を気にして帰れない
さて、残業をしてしまう２つ目の原因として、「他の人の目を気にする」というものがあると思います。特に、自分が何か後ろめたいことがある場合には、早く帰りづらいと思ってしまうかもしれません。
基本的には自分のタスクが完了したら帰っていい
まず、周りの人は、あなたが思っているよりあなたが残業をしているかどうかに興味はありません。というか、Aさんが残業をすることとBさんが残業をすることは本来関係がないはずなのです。Aさんが先に帰る日もあれば、Bさんが先に帰る日もあるのは当たり前の話です。
もしAさんだけが常に帰るのが遅いのであれば、上司のタスクの振り方が間違っているか、Aさんのタスク管理に見直すべき点があるかのどちらかでしょう。
なので、基本的にはあなた自身のタスクが完了したら、他の人の状況は気にせず帰って大丈夫です。
一言かけてから帰るべき状況
一方で、特定の状況で、特定の人物に対しては一声かけてから帰るべき状況は存在します。それは、その人のタスクをあなたが生み出してしまっている場合です。
（例）あなたの上司があなたの成果物に対して承認のための添削・チェックをしている場合
もちろんあなたの過失ではありませんが、あなたがいるからこそ生まれているタスクであるのは間違いありません。「お手数おかけしていますが、お先に失礼します」など声をかけると、相手も悪い気はしないし、いい人間関係を保てるでしょう。
（例）あなたが持っている一部あるいは全部のタスクを誰かに委託した場合
緊急のタスクなどでスキルレベルの高い第三者の協力を仰いだり、緊急で会議を行ったりすることもあるでしょう。「申し訳ない」「ご迷惑をおかけしています」「どこかで埋め合わせをする」など、先に帰って申し訳なく思っていることを伝えるのが重要になってくるでしょう。
このように、わりと直接的にタスクを生んでしまっている場合は、 なにか一声かけてから帰るようにしましょう。
残業がクセになるパターン
最後ですが、残業がクセになるパターンです。例えばある日１時間残業してしまったとすると、その次の日「１時間までは残業してもいいような感覚」に憶えてしまいます。
少し余談ですが、残業と夜更かしは共通する部分が多くありまして、クセになってしまうのもその要素の１つです。残業と同様に、ある日予定があったりして24:00に寝てしまったとすると、次の日に22:00に寝るのは「2時間捨てるようでもったいないような感覚」を憶えてしまいます。
これらの悪循環を断つ手段はたった一つで、どこかのタイミングで早く帰る（寝る）ということです。1日のはじめに計画を立て、帰る時間（寝る時間）を意識して、逆算して動き始めることによって、これを促すことができます。
なぜ残業しているかを考える
いかがだったでしょうか。残業をしてしまう原因を２つ、
- タスクが残っている
- 他の人の目を気にする
という、物理面と精神面に絞って見ていきました。「他にもこういう理由があるんだが？」という意見がある方はぜひお知らせいただきたいと思います…( ˘ω˘)ｾﾞﾝｾﾞﾝｱﾘｿｳ
どんなものにもいえることですが、なにか問題があって対策を講じる際には、原因を明確にするのはとても重要なことです。本記事では１回しか深掘りをしていませんが、人によってはその裏にある真因があるかもしれません。
“「残業をする」＝悪”とはいいませんが、しなくていい残業・したくない残業が少しでも減る、日本全体でいい働き方をしている人が増える一助になれば幸いです。
それでは。
チャイフ
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