こんにちは、チャイフ(@chaif123)です。
「タスク管理」というものはビジネス用語でありながら、いつからなのか僕たちの普段の生活でも自然と使われるようになってきました。それもそのはず、会社という組織でやるのか、個人レベルでやるのかの違いであって、「目的を達成するためにタスク管理をする」というのは変わらないからですね。
ただ、「タスク管理の前にすることがあるよね」という話をしたいので、物申します。
それでは！
※今回の記事の内容はこちらのstand.fmでも話しています
Contents
「管理」を正しく理解せず「タスク管理」と言っている人が多い気がする
「タスク管理」という言葉自体はよく使われているし、いろんな手法やツールが出ていて、使う側も「どれを使おうかな」と選ぶところから始めることが多いのではないでしょうか。
（ちなみにタスク管理ツールとしては「タスクシュートクラウド（TCC）」がおすすめです。4年使っています。）
ただ、僕はそもそもの「管理」の意味・前提から問いただしたいのです。
「タスク管理 とは」でググってみた
とりあえず「タスク管理 とは」でググってみました。
色々出てきますね。
「タスクとtodoの違い」とか「タスクとプロジェクトの違い」とか「タスク管理の主な3つの手法」とか色々知れます。微妙に書いてることが違う気もしますが、気になる方は調べてみてくださいな。僕はそんなのよりももっと基本的なところの話をします。
「管理」でググってみた
この記事の核心に入っていくのですが、「管理」でググってみました。
【管理】 ：ある規準などから外れないよう、全体を統制すること。by goo辞書
【管理】 ：ある規準などから外れないよう、全体を統制すること。by weblio辞書
【管理】 ：①管轄、処理すること。とりしきること。とりしまり。③ ものの状態、性質などがかわらないよう、保ち続けること。「品質の管理」「自分の体を管理する」④ 事務を経営し、設備の維持、管轄にあたること。 by コトバンク
管理とは、狭義では「コントロール」＝調整ですが、広義では、目標を定め、現状とのギャップを明らかにし、ギャップを埋めるべくPDCAサイクル（マネジメントサイクル）を回すことです。by とあるサイト
言ってることは合ってると思うんですが、僕が言いたいのはそこじゃないんです。
「管理」するための第一歩は「洗い出し」
最後が罠だと思ってるんです。適切なタスク管理ツールは、「あれば便利」なだけで、それがあれば「タスク管理」ができる十分条件ではないんです。
僕が言いたいのは、「管理」するための第一歩は「洗い出し」だ、ということです。
抜け漏れがあれば、抜け漏れたものを管理することになる
先ほど挙げたサイトの1つによれば、「タスク管理」とは「必要な業務をタスク（課題・作業）として細分化し、それぞれのタスクの概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理すること」だそうです。
ただ大前提である「抜け漏れがないようにタスクを洗い出した上で、」ということが書かれていないのです。
「管理」とは「全体を統制すること」でしたね。タスク管理を考えた場合、ここでいう「全体」とはなんでしょう？そう、「すべてのタスク」ですよね。すべてとはすべてです。100個あるなら100個です。本当はやるべきタスクが100個あるのに、そのうち60個だけのタスクを並べて、「概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理」していても、残りの40個が抜け漏れていれば、それはタスク管理と言えるでしょうか？それで60個のタスクが完了したとき、「プロジェクトは成功した」と言えるでしょうか？言えませんね。
厳密に「100個」洗い出せなくてもいいが、そのための意識はとても重要
タスクは、常に全部洗い出されているべきです。とはいうものの、厳密に「100個」洗い出せないことの方が多いです。理由は3つあります。
1つ目の理由が、「タスクの存在に気付かないことがある」からです。
2つ目の理由が、「タスクは増えていく」からです。
3つ目の理由が、「人は忘れる生き物」だからです。
1つ目は、基本的には防げないので無視します。目星を振っても聞き耳を振ってもアイディアを振っても、失敗するときは失敗します（TRPGの喩え話です）。
2つ目は、つど「他にやることないかな」と書き出したりタスクを整理するタイミングを設けることである程度防げます。失敗するかも知れなくても、とりあえず目星や聞き耳やアイディアを振ってみることが重要なのです（TRPGの喩え話です）。
3つ目は、明確に防げます。一度気付いたタスクを忘れないための「タスク管理ツール」です。「タスクの存在に気付いたその時点で、タスク管理ツールに書き込む」これだけを強く意識することで、抜け漏れを大きく減らせます。
万人が気付けなかったタスクは万人が悪くないので、「どうして気付けなかったんだ」と誰かを悪者にしようとするムーブは非生産的なのでいますぐやめましょう。そんなことをするくらいなら、2つ目のつど「他にやることないかな」と書き出したりタスクを整理するタイミングを設けるをやってください。
タスク管理をしようとする前にタスクを洗い出せ
いかがでしたでしょうか。
僕がこの記事で言いたかったことは「タスク管理をしようとする前にタスクを洗い出せ」ということだけです。
リスク管理も「リスクのあるものを全て洗い出す」が第一歩です。
スケジュール管理も「いったん現時点でのスケジュールを書いてみる」が第一歩です。
書庫管理も「正解となる書籍一覧（洗い出された）表の存在」が第一歩です。
洗い出されていない状態では管理もクソもありません。
多くの人が2つ目の「タスクは増えていく」を見落としがちです。仮にタスクを100個全て洗い出しても、1週間経ったらタスクが105個に増えてるかもしれないのです。逆にいくつかのタスクが「やらなくてよくなった」ってこともよくあり得ます。そういうもんなんです。
だから、具体的なアクションとしてつど「他にやることないかな」と書き出したりタスクを整理するタイミングを設けるを、改めて強くオススメしておきます。
それでは。
チャイフ
