【決定版】仕事で実践中のタスク管理方法が完璧に機能しているので言語化した

こんにちは、チャイフ(@chaif123)です。

タスク管理。

このブログ『Free Steps』でもメインのカテゴリーだったはずのタスク管理について、最近全然書いてないな、と思いまして、改めて取り上げてみました。

本業で実際にやっているタスク管理をまとめています。

それでは！

本業が忙しくなってきた

特に、最近本業の方が忙しくなってきていて、テトリスで例えるなら、もう6割ぐらい埋まっているイメージです。

仕事をテトリスに見立てて、タスク管理をしてみる

2021.11.12

「落ち着いて、全体を見つつアウトプットを出し、全体の業務改善を図る」というより「とにかく自分が持っているタスクを捌く」になりつつあります。このままではゲームオーバーになってしまいそうなのです。

これはいけない

そう思って、改めて自分が知る限りのタスク管理術を総動員して、抱えている「タスクを管理する」ということをちゃんとやり始めました。そのおかげで、忙しいのは変わらないですが、パニックにはならず、やるべきことを把握した上で、重要なことから粛々と進められている感覚は持てています。

タスク管理の手順

早速、僕が実践しているタスク管理の手順を紹介します。これまで、何度かやり方を変えてみたり、サボったりしてきた結果、今の時点での決定版です。結局このフローに従ってタスクを進められている時が、最も進捗が出ます。

※この記事の中では、抽象度の違いを強調したいときには【やること】と『タスク』のように、カッコを使い分けて表現します。

朝イチに、クローズドリストを作る時間を確保する（1.〜5.）

1.〜5.を、朝イチにやります。

朝イチにクローズドリストを作るメリットは2つあります。

1つ目は、「優先度が高いタスクに取り組んでいる」という確信感を持って作業をできるので、割り込みタスクに惑わされなくなり、集中でき、生産性が上がります。

2つ目は、一度作業をスタートすると、いちいち「次に何をすればいいんだっけ」と優先度の比較をする必要がなくなり、集中でき、生産性が上がります。

めちゃくちゃ雑 & 大袈裟に言うと、30分早く始業すれば、1時間早く終業できる、と考えてもらって差し支えないです。

逆に言えば、「いきなり作業を始めてしまう」とダメです。

現実的には、1.〜5.をやる時間を1日の最初に確保する必要があります。例えば朝10:00からミーティングがある場合に、9:50に業務を開始しては遅いです。

もちろんそれでも1日は始まるし、「寝坊」やら「家事で忙しい」やらの理由で仕方ない場合もあります。ただ、その日の生産性が一定の割合で下がることは認めるしかないです。

では早速、1.〜5.の詳細を見ていきましょう。

1.『やること』を洗い出す

まず、抽象度の高い【やること】を洗い出します。自分がそれを見て「あっ、これね」と分かる表現であれば、名詞でも動詞でもいいです。

【やること】が多すぎて、洗い出すヒマなんてないよ！

という人もいるかもしれません。しかし、【やること】が溜まりすぎている人ほど、この洗い出し作業はやった方がいいです。それこそ1時間〜2時間をかけてでも、タスクを整頓する作業をした方がいいです。

抽象度の高い【やること】を洗い出す時点では「漏れなく書く」ことを意識します。「やるべきこと」と「やらなくてもいいけど、やった方がいいこと」が混在していると思いますが、それでいいです。

また、「1.洗い出す」のフェーズでは、パソコンを使って（Notionやスプレッドシートなどで）書き出すのも選択肢としてはありますが、紙とペンを使って書き出すのがオススメです。理由は「漏れなく書く」ためです。パソコンで文字を入力する作業は、無意識に「決定事項」を書こうとしてしまい、「とりあえず書き出す」という作業に向いていない傾向があります。

まずは紙とペンを使って書き出してみて、2.以降で整頓していく段階で、Notionやスプレッドシートに清書していく…ことをオススメします。

2. 【やること】の優先順位順にざっくり並び替える

【やること】の優先順位順にざっくり並び替えます。なぜ”ざっくり”でいいかというと、3.で『タスク』に分割し、4.で見積もり時間を書くステップを踏んでからじゃないと、より確度の高い優先順位は決まらないからです。

「優先順位を並び替える」というのは、”言うは易し行うは難し”ですが、まずはやってみましょう。 【やること】の優先順位を決める因子は重要度と緊急度です。

緊急度はわかりやすいですね。【やること】には期限があります。

例えば【確定申告】なら、期限は3月15日です。しかし【部屋の片付け】なら期限はないですね。【店の予約】なら予定日の前日…ではないですよね。予約がいっぱいになるリスクを考慮したら、「なるべく早く」になってしまいます。

ちなみにこれは単なる僕の愚痴なのですが、【部屋の片付け】のように「一人で完結するから、期限がない」ならいいのですが、ビジネス現場において期限が設定されず「なるべく早く」のままで放置されている【やること】があまりにも多いです。僕もたまにやってしまい反省しますが、客観的に言うとクソです。期限を聞かれて「なるべく早く」と回答するのは思考停止です。「とはいえ希望の期限」というのはあるはずなので、無理にでもカレンダーデートで期限を設定するようにしましょう。

話を戻しますが、【やること】には期限がありますが、実際には期限の順番＝緊急度の順番でもないのです。【確定申告】の期限は3月15日ですが、3月14日に着手したら100%間に合わないですよね。つまり、【やること】の重さ（リードタイム）によって緊急度が変わってくることに注意する必要があります。とはいえ、この時点ではまだ”ざっくり”でいいので、いったん期限が近い順に並べるといいでしょう。

そして、もう1つの指標が重要度です。【やること】の重要度を評価するのはさらに難しいですが、重要度を決定する因子が「関係者の人数」と「（遅れることによる）インパクト（影響）」です。インパクトというのは、お金や信頼など、遅れることによって失うもの、と考えて差し支えないです。

ただこれはかなり評価しづらいので、よほどわかりやすく「インパクトが大きい」とわかるケース以外は無視していいです。なので多くの場合、重要度＝「関係者の人数」と考えてください。

まとめると、以下のようにして【やること】を”ざっくり”並べ替えるといいでしょう。

• 関係者が多い AND 期限が近い
• 関係者が多い OR 期限が近い
• 関係者が少ない AND 期限が遠い

3. 【やること】を『タスク』に分割する

抽象的な【やること】を具体的な『タスク』に分割します。『タスク』は必ず動詞で書くことを意識してください。また、その『タスク』に取り掛かる際に迷いが生じない粒度まで分割してください。

例えば【メールを返信する】を『メールツールを開く』『返信ボタンを押す』のような細かすぎる粒度まで分割する必要はありません。逆に、【提案書を書く】は『ファイルを作成する』『前提条件や背景を整理する』『提案の骨子を考える』『目次の1.を書く』などのような粒度には分割する必要があります。

ただ、これも非常に難しいです。何が難しいかというと、実際にやる『タスク』をイメージ（想像）できないと、言語化が不可能だからです。

3H（初めて、久しぶり、変更）というのを聞いたことがあります。ちょっとダサいですが、的を射ている表現なので僕は気に入っています。初めて、久しぶり、変更に対しては、『タスク』に分割するのが失敗するのです。

【確定申告】で考えるとわかりやすいです。【確定申告】を”初めて”やる場合、「具体的にどう進めていけばいいか」書けるわけがありません。また”1年前”にやったことを覚えていない場合も同様です。またフォーマットやルールが”変わったり”すると、その部分で手順が想定通りにいかないということが発生します。

ただ、対策はあります。3Hなどが原因で【やること】を『タスク』にスムーズに分解できない場合、その【やること】は早めに着手した方がいいです。終わらせようとしなくていいので、とりあえず本日のクローズドリストに追加して、最後に「着手」とつけるのです。

• 確定申告に着手する

みたいな感じです。5分でもいいので着手すれば、みるみるうちに【やること】の解像度が上がっていきます。つまり、「これ、実はヤバくね？」っていうことに気付いてきます。この危機感を感じることが重要なのです。

4.『タスク』の見積もり時間を書く

分解された『タスク』の見積もり時間を書きます。

僕だけかもしれないですが、経験的にこの見積もりは超過します。10分で終わると思った『タスク』は実際には20分かかったり、40分で終わると思った『タスク』は90分かかっても終わらなかったりします。

僕の見積もりが甘いのは置いといて、「自分がイメージした1.5倍の時間を見積もり時間とする」のをオススメします。まぁここでの数値の正確性は、それなりに重要ではありますが、ズレてもいいです。要するに、5分〜30分かかるのか、2〜3時間かかるのか、数日間かけて進めていくべきものなのか、そのレベルのズレが起きなければ、さほど問題ではありません。

5.今日やる『タスク』をクローズドリストに入れる

タスク管理の用語として、オープンリストという「いくらでも項目の追加ができるリスト」、クローズリストという「一度決めたら項目の追加をしない」リストがあります。

オープンリストは「全体」、クローズドリストは「部分」。

オープンリストは「俯瞰」、クローズドリストは「集中」。

オープンリストは「把握」、クローズドリストは「実行」。

クローズリスト【タスク管理キーワード辞典】

クローズドリストを「今日必ずやるリスト」として使います。そして、クローズドリストに入れられるタスク量には限界があるはずです。

見かけのトータル時間から、以下の2つを引き算して、作業可能時間（リソース）を割り出します。

• 毎日必ず発生するルーチンタスクにかかる時間
• 自分がコントロールできない時間・作業できない時間

前者は例えば、仕事ならSlack・メールチェックなどのほか、「朝イチにタスクを整理する時間を30分設ける」を習慣にすれば、その30分は可処分時間から差し引く必要があります。プライベートなら、掃除、洗濯、炊事、皿洗い、ゴミ捨てなど、ほとんどの家事は自由に使える可処分時間にカウントされません。

後者は、「他人と何かをすること」です。仕事ならMTGです。プライベートならご近所付き合い、食事会、PTAの集まりなどでしょうか。

仮に8時間勤務で朝イチのルーチンに45分、MTGが3時間入っていれば、単純計算の作業時間は4時間15分です。しかし、「4.で洗い出した見積もり時間を入れるクローズドリストを4時間15分としていいか」というとそうではありません。ここからさらに、4.の”見積もり時間を1.5倍にしておく”のバッファとは別に、いくらかバッファを設けておく必要があります。

なぜなら、作業中に必ず割り込みタスクが入るからです。割り込みタスクとは例えば、電話・メール・Slackでのメンション・口頭で話しかけられる、などです。広義では、お手洗いや「タスクを思い出す」なども割り込みタスクかもしれません。このような割り込みタスクが入る余地を残しておく必要があります。

職種や会社の規模、プライベートなら家庭の事情などさまざまですが、割り込みタスクの対応というのは割とバカにならないので、少なくとも30分、余裕を持って1時間は設けておくことをオススメします。

仮に割り込みタスクのためのバッファを30分とすれば、この場合4時間分の『タスク』を選定して、本日のクローズドリストに入れます。

ここで優先順位を考えて入れていきますが、観点が4つあります。

• 重要度が高い（≒関係者の人数が多い）もの
• 緊急度が高い（≒期限が近い）もの
• 重いもの（180分などかかるもの）を着手する
• 軽いもの（5分〜10分などで終わるもの）をDoneにする

重いもの（180分などかかるもの）がなぜ入るのか？それは、「期限が遠いから緊急度が低いように見えるが、実はリードタイムがかなり長いため、少しずつ進めておかないとヤバい【やること】」があるからです。

そして逆に軽いもの（5分〜10分などで終わるもの）がなぜ入るのか？それは、精神的負荷が下がるためです。先ほどオープンリストは「全体」「俯瞰」「把握」のキーワードがあると紹介しました。そこに書いてある『タスク』の数があまりにも多いと、見るたびに絶望感を感じてしまい、疲れたりやる気を失ったりします。「重要でも緊急でもないが、『タスク』自体の数を減らすことで、モチベーションを上げる」ということが期待できるのです。

この4つのバランスを取り、「クローズドリストにどれを入れるか？」という判断が非常に難しく、悩まれている方も多いと思います。これに正解はないので、試行錯誤しながらやっていきましょう。

6.ひたすら上からやる

あとはシンプルです。

クローズドリストに入れた『タスク』は優先度とか考えなくていいので、上から片付けていきます。順番は文字通り「上から」じゃなくても、気分が乗るものからやってもいいです。ただ、1日の終わりにクローズドリストがカラになっておればいいのです。

もし1日の終わりにクローズドリストがカラにならなければ、それは「見積もりが甘かった」という事実とイコールです。「残業する（夜更かしする）」か、「諦めて明日に回す」かの選択を迫られます。

そして、「明日の初めに、4.の見積もり時間を見直す」までできたら最高ですね。タスク管理やってる感が出てきました。

7.割り込みタスクの処理はマニャーナの法則に従う

番外編に書こうか迷いましたが、7.に書きました。

マニャーナの法則とは、発生したタスクを以下の3つに仕分けるタスク管理手法です。

1. 今やる
2. 今日（のどこかで）やる
3. 明日やる

タスク管理がさらに加速する！マニャーナの法則について詳しく解説します！その２

マニャーナとはスペイン語で「明日」という意味だそうです。緊急度はもちろん「①今やる」が最も高いのですが、 マニャーナの法則では、できるだけ「③明日やる」に回すことが推奨されています。つまり、クローズドリストに入れずにオープンリストに入れる、ということですね。

「①今やる」や「②今日やる」は、変更してはいけないはずのクローズドリストに『タスク』を追加することに他ならないので、相当なイレギュラーと考えるべきです。

…しかし、実際には割り込みタスクを「①今やる」や「②今日やる」に仕分けてしまっている人が多いと思います。というか、「このような仕分けをしている」という意識すらなく、反応的に返してしまっている、が正しいでしょうね。

もちろん5.でバッファを設けているので「①今やる」や「②今日やる」でもいいのですが、内容次第ではできるだけ「③明日やる」に回すようにしましょう。本当に全て「①今やる」や「②今日やる」にしていては、なんのためにクローズドリストを作ったかわかりません。せっかく30分かけて作った1日の計画はみるみるうちに破綻し、『タスク』が一生終わりません。

百歩譲っても、少なくとも「①今やる」にはせず「②今日やる」に仕分けましょう。元々クローズドリストに入れていた自分の『タスク』のキリがついた段階でまとめて返す、で問題ないです。「忘れる」リスクはあると思うので、SlackやEメールでは下書きを使いましょう。

番外編：タイピング練習をする

僕の場合ですが、割り込みタスクはたいていSlackです。電話はほとんどありません。

そうした場合、割り込みタスクの処理にかかる時間は、「タイピングの速さ」と「コミュニケーション能力」に依存します。ここでいう「コミュニケーション能力」は「理解力」「論理的思考力」「言語化能力」に分解されるイメージを持っていますが、それをどう伸ばしていくかは一言では説明が難しい気がします。

しかし、「タイピング能力」はただただシンプルに練習すれば伸びます。これも一朝一夕では変わらないかもしれませんが、確実に伸びます。

ブラウザから簡単にプレイできるフリーのタイピングゲームとしては「寿司打」「e-typing」が好きです。ぜひやってみてください。

https://sushida.net/

https://www.e-typing.ne.jp/

寿司打では「10,000円コースでお釣りが来ること」、e-typingではスコア200点以上は欲しい気がします。僕はこの記事を書くにあたってプレイしたところ、寿司打では11,080円お釣り、e-typingではスコア414点でした。

【やること】の洗い出しとやる順番の整頓は、あなたが思うより重要

1つの記事にまとめようとした結果、かなりボリュームのある記事になってしまいました。おさらいです。

僕がまた日々の中でタスク管理をする中で修正箇所が出てきたら修正しますが、基本的な流れはこれで決定版になるはずです。大きくは変わらないでしょう。

【やること】や『タスク』の数は変わりません。しかし、やる順番というのは多くの人が思っている以上に重要です。

まずは【やること】の洗い出しから。ぜひ、試してみてください。

それでは。

チャイフ